Vol.02
『会社規模やシステム化の状況で考える電子帳簿保存法対応』
2021.12.27
目次
①はじめに
電子帳簿保存法の改正により、見積書や、請求書のペーパレス化が加速しています。
見積書、請求書だけでなく、注文書、発注書、納品書、検収書、支払通知書など、さまざまな帳票が、電子データだけとなり、紙が廃止されていきます。
これらの多岐にわたる帳票をすべて、ルール（法律）に則って保管するためには、どのように運用すればよいでしょうか？
また、システムを選定するためのポイントはどこでしょうか？
会社規模や、システム化の状況に応じてまとめます。
②個人事業主や、小規模な事業者の場合
個人事業主や、小規模な事業者では、これらすべての帳票を1人で対応しています。
紙が電子データになったからといって、業務フローは何も変わりません。
Excel台帳で管理を行うか、当社の「SATSAVE（サットセーブ）」を含む、無料や、安価なシステムにて、すべての帳票を登録する事で対応する事が可能です。
③経理担当、購買担当、営業担当が分かれている場合
一定規模以上の会社・団体では、複数の担当者が、それぞれ担当する帳票を扱う事になります。
電子帳簿保存法では、受け取った帳票だけではなく、こちらから電子データで送った帳票もルール（法律）に則って保管する必要があります。
帳票毎に、誰が、いつ保管を行うのか、しっかりとした業務フローを定めて運用する事が求められます。 帳票の数が少ない場合には、保管する人にすべての帳票を集める運用でも問題ありませんが、受け取った人、送った人が、それぞれで保管を行う方が効率的です。
当社の「SATSAVE（サットセーブ）」では、無料プランを含む、すべてのプランでユーザ数無制限のため、社員・職員全員にアカウントを付与する事ができます。
＜システムの選定ポイント＞
- 効率的な運用を考えて、利用する人数を算出する。
- 利用する人数に応じて、システムを選定する。
④複数の部署で、帳票を個別に扱う場合
会社・団体の規模が大きくなってくると、さまざまな部署で、さまざまな帳票を、それぞれで扱う事になります。
このような場合には、組織毎に帳票を扱う必要がありますし、確認、承認といった、ワークフローが必要となります。
紙の場合には、はんこを押すことで、承認行為を行っていましたが、電子データの場合には、システム上でのワークフローにて承認を行う事になります。
当社の「SATSAVE（サットセーブ）」では、スタンダードプラン以上で、組織管理と、ワークフロー対応が可能となります。
＜システムの選定ポイント＞
- 全社で一括管理するか、組織毎に管理が必要か、セキュリティと、ガバナンスで判断する。
- 保管とワークフローを、1つのシステムで完結させるか、システムを分けるか、効率的な運用フローを検討する。
- 帳票種類だけでなく、受領する帳票と、送信する帳票の、それぞれの運用フローを定める。
- それぞれの運用フローに応じてシステムを選定する。無理にシステムをまとめない。
⑤既存のシステムとの連携が必要な場合
先進的な会社・団体では、ペーパレス化が進んでいます。
しかし、電子帳簿保存法対象の帳票は、必ず取引先が関係するため、100%対応済みであることは稀です。
したがって、既存のシステムでは対応できていない部分については、費用対効果を考慮したうえで、既存のシステムで対応するか、別のシステムを追加導入して対応するかを選択する事になります。
別のシステムを追加導入した場合には、既存のシステムとの連携を行う事が必要となります。
当社グループの阪急阪神ホールディングスグループでは、「SATSAVE（サットセーブ）」と、既存の会計システムを連携させることで、効率的な経理業務を実現する予定です。
＜システムの選定ポイント＞
- 既存のシステムを使って対応可能な業務を把握する。
- 既存のシステムでは対応できていない部分は、総合的な運用コストにより、対応方法を選択する。
- 別システムを追加導入する場合には、システム連携を考慮する。
- 現在の業務だけでなく、効率的な業務フローを検討し、ペーパレス化を推進する。
⑥まとめ
2023年に施行される、インボイス制度（適格請求書等保存方式）と合わせて、確実にペーパレス化が進みます。
今回の、電子帳簿保存法の改正を機会に、経理業務だけではなく、さまざまな業務フローの効率化を検討、改善するチャンスです。
2年間(2023年12月31日まで）の猶予期間が設けられたため、一気にすべてを対応する必要はなくなりました。
できるところから、少しずつ、確実に業務改善を進めて行くことが重要です。 当社の「SATSAVE（サットセーブ）」は、無料からはじめられますし、インボイス制度にも対応予定です。
ぜひ、この機会に、システム導入を検討してください。