Column.02

『添付のPDFだけでなくメール本文も保存するのか?』

2022.01.21

以下のようなご質問をよく受けます。

電子帳簿保存法では、メールの添付ファイルとしてPDFで受け取った見積書や請求書の保存について、メール本文もいっしょに保存しないといけないの?

従来の紙の場合で考えてみましょう。

例えば、郵送で請求書が送られてくる場合に、「書類送付のご案内」などと書かれた送付状が一緒に入っている事が多いと思います。
現状の経理処理にて、この送付状を請求書と一緒に証憑書類として保管されていますでしょうか?

また、請求書を送ってきた封筒には消印も押されていますし、送付元、送付先の担当者のお名前も書かれていると思いますので、誰から、誰に、いつ送ったかがわかります。
この封筒も、請求書と一緒に証憑書類として保管されていますでしょうか?

おそらく、残しておられない場合が大半なのではないでしょうか?

メールで送られてきた場合のメール本文は、この送付状や、封筒に相当します。
今までの、郵送の場合と同じ業務フロー・運用に合わせ、保管するかどうかを判断されるのが良いと思います。

一方で、電子ファイルの場合は紙よりも簡単に保存することができます。場所も取りません。
例えば当社の「SATSAVE(サットセーブ)」では、PDFの他に添付書類として4ファイルまで一緒に保存することができます。
電子帳簿保存法の電子データ保存では、メール本文の保存までは求められていませんが、送受信履歴として、eml形式や、msg形式のまま、メール本文を添付書類として保存するのも1つの方法です。

SATSAVEは、無料プランですぐにご利用開始 できますので、実際にどのように運用していくかの検討から、使い始めてみられてはどうでしょうか。